Questo articolo fornisce un’introduzione agli elementi chiave del quadro strategico della NASA per la gestione dei propri progetti.
Parliamo delle migliori pratiche su come amministrare e soddisfare nel modo più efficace i requisiti di pianificazione stabiliti nel processo di gestione del ciclo di vita dei maggiori progetti di successo della NASA.
Come potrai immaginare, i programmi della NASA variano in modo significativo per portata, complessità, costi e criticità; tuttavia, tutti hanno un ciclo di vita che si divide in due fasi:
- Formulazione — Acquisizione dei pre-sistemi, in cui vengono concepiti i requisiti del programma, viene stabilito un livello di finanziamento richiesto e viene progettato un piano per l’implementazione, il tutto coerente con il Piano strategico della NASA.
- Implementazione — Acquisizione, operazioni e supporto di sistemi, in cui i progetti vengono avviati e la loro formulazione, approvazione, implementazione, integrazione, funzionamento e smantellamento finale sono costantemente monitorati.
Per la maggior parte dei progetti della NASA, le fasi del ciclo di vita di formulazione e implementazione sono ulteriormente suddivise in fasi incrementali, il che consente ai manager di valutare i progressi della gestione della struttura.
Il processo di gestione del ciclo di vita del progetto riceve la supervisione del quartier generale della NASA e di un Consiglio direttivo di gestione del progetto.
Durante il processo di gestione del ciclo di vita, ci sono alcuni documenti che stabiliscono i requisiti di pianificazione per i progetti della NASA:
· Documento di autorizzazione alla formulazione del progetto (FAD)– Il FAD è autorizzato dal quartier generale della NASA come avvio formale della formulazione. Identifica le risorse, la portata del lavoro, il periodo di prestazione, gli obiettivi e la formulazione.
· Accordo di impegno di progetto (PCA) — Il PCA è l’accordo tra il quartier generale della NASA ei responsabili del progetto che documenta l’impegno dell’Agenzia ad attuare i requisiti del progetto entro i limiti stabiliti. Identifica le tappe dell’attuazione del progetto.
· Piano di progetto — Questo piano è un accordo tra il quartier generale della NASA, il direttore del centro e i gestori del progetto che definisce ulteriormente i requisiti PCA e stabilisce il piano per l’attuazione del progetto. Identifica ulteriori tappe fondamentali del progetto e delle pianificazioni di livello inferiore e stabilisce la strategia del progetto per lo sviluppo, la manutenzione e il controllo della pianificazione.
· Piano di gestione del progetto — Questo documento è una best practice consigliata e potrebbe essere richiesto dal Program/Project Manager.
Un filo conduttore in tutto il processo di gestione mostrato sopra è l’Earned Value Management. Questa storia è la mia breve e semplice guida all’EVM. Ma non solo.
Questa storia vuole fornire le linee guida necessarie e le pratiche raccomandate da utilizzare per garantire che la gestione del programma sia attuata in modo adeguato e coerente anche su i tuoi progetti.
Inoltre, lo scopo di questo documento è attirare l’attenzione sulla necessità critica di stabilire programmi di progetto che siano completamente integrati con il costo e il contenuto tecnico di ciascun progetto della tua organizzazione.
Cos’è l’Earned Value Management?
Overview
L’Earned Value Management (EVM) è una tecnica di gestione del progetto. Ti aiuta a prevedere se le tue iniziative saranno terminate in tempo e nel rispetto del budget.
EVM esamina separatamente i costi e la pianificazione. Esempio rapido: diciamo che sei ai primi 6 mesi di un progetto della durata di un anno e hai portato a termine metà del lavoro. Ciò significa che sei in perfetto orario, indipendentemente da quanti soldi hai speso.
Allo stesso modo, supponiamo che tu abbia svolto metà del lavoro spendendo metà del tuo budget. Ciò significa che hai un budget limitato indipendentemente da quanto tempo ci hai messo.
Sia per i costi che per la pianificazione, EVM confronta ciò che hai speso (tempo o denaro) con i progressi che hai raggiunto.
Questo progresso è il “valore” che stai “guadagnando”. Anche se monitoriamo separatamente i costi e la pianificazione, ciò non significa che siano completamente indipendenti. È proprio il contrario.
Le relazioni tra costo e pianificazione conferiscono a EVM la sua vera potenza: la capacità di prevedere le prestazioni.
The Lines
Ci sono tre linee su un grafico EVM. Mostrano l’obiettivo, il lavoro completato e il denaro speso.
La Goal Line è una curva a S che mostra il ritmo della maggior parte delle iniziative. Non si ottiene nelle prime fasi di un progetto, ma si può ottenere già dopo poco tempo.
Nella terminologia ufficiale dell’EVM, questa linea di obiettivo è chiamata Planned Value (PV) o Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS).
In parole povere, questa linea rappresenta l’obiettivo del tuo progetto, e il suo avanzamento nel tempo.
Successivamente aggiungiamo la riga dei lavori completati che mostra lo stato di avanzamento effettivo della nostra iniziativa. Sei in anticipo sul programma se la tua % di completamento è superiore all’obiettivo. Più alto è , meglio è.
Il termine ufficiale per misurare la quantità di iniziativa completata è Earned Value (EV) o Budgeted Cost for Work Performed (BCWP).
Invece di tenere traccia di questi progressi per % di completamento, gli accademici EVM preferiscono tenere traccia di quanto denaro è valso il lavoro completato. È una semplice conversione.
Se il budget totale della tua iniziativa è di € 100.000 e hai finito il 25%, hai svolto un lavoro per un valore di € 25.000. Questo è l’“earned value” in “earned value management.”
L’EVM tradizionale visualizza la quantità di lavoro che hai completato in termini di valore monetario. Ma è più intuitivo come % di completamento. Sono solo etichette diverse sull’asse Y.
Infine, aggiungeremo la linea dei soldi spesi che mostra quanto è costata finora questa iniziativa. Più basso è meglio, meglio è.
I puristi di EVM chiamano questa linea Actual Cost of Work Performed (ACWP).
Sulla base delle relazioni tra queste tre linee, possiamo prevedere quando l’iniziativa sarà terminata e quanti soldi finiremo per spendere. Che è ciò che esploreremo.
The Magic
Tenere traccia dei progressi dell’iniziativa è utile, ma il vero potere della gestione del valore guadagnato è la capacità di prevedere i risultati.
Diamo un’occhiata all’obiettivo e alle linee completate. La distanza orizzontale tra i nostri progressi effettivi e l’obiettivo ci dice quanti giorni siamo in anticipo o in ritardo rispetto al programma. Puoi quindi aggiungere o sottrarre il tempo dalla data di fine per avere una buona idea di quando finirai effettivamente.
Per prevedere il costo totale della nostra iniziativa, confrontiamo i soldi spesi con i lavori completati.
Se hai ottenuto il 50% del lavoro spendendo solo il 40% del denaro, il tuo progetto è del 10% sotto budget. Sottrai quel 10% dal tuo budget totale per vedere quanti soldi finirai per spendere in totale. Il grafico seguente mostra questa previsione dei costi in azione ↓
Nota come non stiamo confrontando nulla con la linea di Goal qui.
Questo perché le nostre previsioni sui costi si basano interamente su quanti progressi sei stato in grado di fare con i soldi che hai speso.
Potresti essere indietro di mesi, ma se hai svolto il 50% del lavoro spendendo il 50% dei soldi, sei sulla buona strada per quanto riguarda i costi. Ignorare la pianificazione di previsione dei costi è la parte difficile dell’EVM.
Ora mettiamo tutto insieme: il nostro grafico EVM finito che mostra il costo e la pianificazione previsti ↓
Maths
Se stai utilizzando un software di gestione delle prestazioni per tenere traccia delle tue iniziative, ci sono buone probabilità che possa già prevedere i costi e la pianificazione utilizzando la gestione del valore guadagnato.
Puoi farlo con una calcolatrice.
Per iniziare, avrai bisogno di 6 informazioni sulla tua iniziativa:
Per prima cosa, calcoliamo l’Earned Value. Come spiegato sopra, è il valore del lavoro svolto fino ad ora ↓
Ora possiamo prevedere quanti soldi spenderai ↓
Successivamente calcoliamo il tempo guadagnato, che è il numero di giorni di lavoro che hai completato finora.
Questo è un po’ complicato perché dobbiamo calcolare un punto sulla curva del Goal, ma EVM non ci dice esplicitamente come disegnare quella curva S.
Non preoccuparti, però. La NASA ha scoperto che una curva come questa funziona bene↓
Fatto questo, possiamo finalmente stimare la fine del progetto. ↓
Resources
Ora che hai capito di cosa tratta l’EVM, è un ottimo momento per continuare a imparare con alcune risorse.
C’è un articolo di Wikipedia su EVM che è un ottimo riassunto dell’argomento, ma è abbastanza denso. Ti consiglio di acquisire una solida comprensione delle basi prima di integrare con wikipedia.
Se vuoi davvero scavare a fondo, ci sono alcuni libri dedicati interamente alla gestione del valore guadagnato.
Se hai intenzione di acquistarne solo uno, prendi The Standard for Earned Value Management. È stato pubblicato da The Project Management Institute nel 2019 e incorpora i concetti più recenti in EVM.
Il libro non evita la matematica, ti avviso, ma ci sono anche esempi pratici per implementare EVM in diverse situazioni. Un altro libro che vale la pena leggere è Earned Value Project Management.
È il vecchio standard dell’EVM, con una scrittura chiara che si concentra meno sulla matematica e più sui concetti generali.
Conclusion
Lo scopo della gestione del programma è quello di fornire il quadro per la suddivisione dei tempi, il coordinamento e la comunicazione delle attività necessarie all’interno di uno sforzo lavorativo. L’intento è quello di migliorare la gestione della pianificazione fornendo concetti, processi e tecniche consigliati utilizzati all’interno della tua Organizzazione.
Una sana gestione della pianificazione richiede la creazione, l’utilizzo e il controllo di una pianificazione principale di base e delle relative pianificazioni derivate.
Questo è un piccolo cheatsheet EVM della NASA→
Penso possa esserti incredibilmente utile da avere in giro ogni volta che hai bisogno di un rapido aggiornamento sulla gestione del valore guadagnato.
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